Por: Ing. Sebastián López.

Una Metodología de Gestión de Proyectos es la disciplina del conocimiento encargada de elaborar, definir y sistematizar el conjunto de técnicas, métodos y procedimientos que se deben seguir durante el desarrollo de un proyecto para la producción de los productos o servicios que supone. No es una garantía de éxito, pero sin dudas aumenta las posibilidades de alcanzar los objetivos.

Los primeros intentos de crear una metodología de Gestión de Proyectos surgen a finales de la década del 60, en un intento de dar respuestas a la complejidad creciente de los proyectos, en diferentes áreas.

En este aspecto es de destacar los aportes del PMI (Project Management Institute) creado en EEUU como una organización que se dedica a recopilar la mejores prácticas y experiencias de Gestores de Proyectos en todo el mundo. Como resultado, regularmente editan su PMBOK (Project Management BodyofKnowledge) que ya va por su 7ma Edición.

El uso de una metodología de gestión de proyectos implica la sistematización. Es decir, la organización de los pasos o fases a través de los cuales se ejecutará un determinado proyecto. En este artículo explicamos en qué consisten dos de los enfoques más utilizados.

Ventajas de usar una metodología de gestión de proyectos

El beneficio casi inmediato de la adopción de una metodología es que permite aplicar una serie de criterios objetivos a las decisiones que debemos tomar, eliminando las subjetividades que son inherentes a todo proceso, debido a la incertidumbre, presión, riesgos, limitación de recursos y presupuesto fijado. Se trata de dotar a la organización de un cuerpo de conocimientos sistematizados, que pueden ser aplicados a diferentes proyectos y por diferentes integrantes de la misma, en diferentes momentos y situaciones de mercado

• Además, el lenguaje común que ofrece la metodología permite:
• • Intercambiar personas, experiencias o mejores prácticas
  • Mejorar la comunicación y el rendimiento de los equipos de trabajo
  • Estandarizar las actividades a realizar en las fases del ciclo de vida del proyecto, simplificando los procesos de gestion y reduciendo la burocracia
  • Asegurar un proceso visible y controlado, repetitivo, eficiente y reduciendo la burocracia
  • Aportar herramientas que faciliten la toma de decisiones
  • Motivar a las personas al comprobar estas que gran parte del éxito de los proyectos está en sus manos

2 metodologías aplicables a la gestión de proyectos

· MetodologíaenCascada (“Waterfall”)

Es el marco tradicional, el cual consiste en acordar inicialmente el objetivo del proyecto y planificar este de forma completa, antes de iniciar etapas constructivas. Esta técnica consiste en dividir el proyecto en diferentes procesos que se ejecutan de forma secuencial hasta conseguir los objetivos marcados en cada fase o todo el proyecto.

Una secuencia típica de fases en los que se divide el proyecto según este método son:

• • Inicio: definición del proyecto y aprobación.
  • Planificación: desarrollo de los diferentes planes de gestión.
  • Ejecución: realización de las tareas planificadas con el fin de completar entregas.
  • Monitorización y control: se supervisan las tareas ejecutadas y se comparan con la planificación. Se aplican medidas de corrección si se detectan desviaciones.
  • Cierre: se logra finalizar una fase o proyecto en tres situaciones: cuando se cumple con la entrega de las tareas ejecutadas; cuando no es posible ejecutar parte o todas las tareas planificadas; o cuando el proyecto deja de ser viable o realizable.

La planificación en cascada permite al PM  controlar en detalle cada fase. Es la metodología a emplear cuando gran parte del alcance y requerimientos son conocidos en fases iniciales. Por eso exige un ajustado control de cambios, una vez que el proyecto ha empezado la fase de ejecución, para que los desvíos respecto a las líneas bases puedan ser correctamente gestionados. Esta técnica es muy habitual en el ámbito del desarrollo industrial y construcción.

· MetodologíaÁgil

Se basa en la flexibilidad y capacidad de modificar los productos o servicios a lo largo del proyecto, ya que estos se van validando al mismo tiempo que se desarrollan, produciendo valor de una forma continua. Es muy recomendable cuando se trata de proyectos de innovación, en los cuales los requerimientos son poco claros en las etapas iniciales.

Esta metodología divide el proyecto en fases (llamadas sprints, de corta duración, no mas de 10 días). El resultado de cada sprint es un entregable con una serie de funcionalidades que ya permiten que este sea usado. Estas fases se suceden hasta haber conseguido el total de las funcionalidades definidas para el producto.

De forma esquemática, estas fases se componen de lo siguiente:

• • Inicio: objetivos del sprint
  • Desarrollo: seguimiento diario
  • Cierre: se revisa el cumplimiento

La posibilidad de tener un producto funcional y utilizable al final de cada sprint permite ir ajustando los objetivos del proyecto según se van definiendo nuevos sprints, y por tanto asegurar mejor que el producto final cumplirá con las necesidades del cliente.

Como aportan Valor

El objetivo general de aplicar un metodología de gestión de proyectos en nuestra organización es ser capaces de estandarizar, estructurar y organizar la manera de trabajar. Así se ayuda a enfocar todos los proyectos de la misma forma y nos permite ser capaces de repetir los éxitos y aprender de los errores, por lo que hay un proceso de mejora continua. Es decir, una metodología es una gran herramienta para generar eficiencia a medida que se va utilizando. Pero como cada organización es única, es importante adaptar la “teoría” de la metodología elegida a cada caso particular. De nada sirve tener un “manual de buenas prácticas” que solo signifique agregar burocracia a los procesos. Una metodología siempre debe agregar valor.